การเพิ่มประสิทธิภาพคลังสินค้าและศูนย์กระจายสินค้า 11 ประการ

โดย ผศ.ดร.พงษ์ชัย อธิคมรัตนกุล
ผอ.ศูนย์ความเป็นเลิศด้านโลจิสติกส์ ม.เทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี


หนึ่งในขบวนการทำงานด้านโลจิสติกส์ที่บริษัทและองค์กรต่างๆ ควรให้ความสนใจในชั่วโมงนี้ที่ไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าขบวนการด้านการขนส่ง หรือการบริหารสต๊อก
ได้แก่ การจัดการคลังสินค้าและศูนย์กระจายสินค้า โดยขบวนการทำงานในด้านนี้จะส่งผลโดยตรงต่อต้นทุน โลจิสติกส์ และประสิทธิภาพในการตอบสนองลูกค้า
ทั้งในด้านของเวลาในการดำเนินการ และคุณภาพมาตรฐานในการส่งมอบสินค้าให้ครบตามจำนวน และเป็นไปอย่างที่ลูกค้าต้องการ ดังนั้น บริษัทและองค์กรต่างๆ
จึงควรหันมาให้ความสนใจ และพัฒนาขีดความสามารถในการบริหารจัดการงานในส่วนนี้อย่างจริงจัง โดยแนวทางในการปรับปรุง และพัฒนาคลังสินค้าและศูนย์กระจายสินค้า ที่บริษัทและองค์กรต่างๆ ควรเลือกใช้ เพื่อยกระดับขบวนการทำงานโลจิสติกส์ในด้านนี้มีอยู่ด้วยกัน 11 ประการใหญ่ๆ อันได้แก่


แนวทางที่ 1 การลดภาระสินค้าที่ผ่านคลังสินค้าโดยอาศัยวิธีการ Drop-Shipping หรือการวางแผนจัดหาวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์หรือการวางแผนการผลิตของโรงงาน ให้เสร็จทันการใช้งาน หรือส่งมอบ โดยบริษัทจะมีการจัดเก็บที่ซัพพลายเออร์ หรือที่โรงงานแทนการเก็บที่คลังสินค้า โดยเมื่อมีความต้องการในตัวสินค้าเกิดขึ้น สินค้าจะถูกส่งมอบโดยตรงจากซัพพลายเออร์ถึงโรงงาน หรือ ส่งมอบตรงจากโรงงานถึงลูกค้า วิธีการนี้ถือว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดต่อบริษัท เพราะทำให้บริษัทไม่ต้องมีภาระด้านงานคลังสินค้าแต่อย่างใด และทำให้ต้นทุนโลจิสติกส์โดยรวมลดลง แต่มีข้อด้อยตรงที่บริษัทจะต้องมีการวางแผนด้านการจัดหา การผลิต และการส่งมอบที่ดีเยี่ยม วิธีการนี้โดยส่วนมากจะนำมาใช้กับสินค้าจำพวกสั่งผลิต

แนวทางที่2 การส่งผ่านสินค้าเข้าคลังแบบ Cross-Docking วิธีการนี้แม้ว่าจะไม่ดีเท่ากับวิธีการแบบ Drop-Shippingแต่ถือว่าเป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ช่วยให้ประสิทธิภาพด้านคลังสินค้าของบริษัทสูงขึ้น วิธี Cross-Docking เป็นวิธีการที่สินค้าจะถูกส่งเข้ามาในคลังสินค้าเพียงชั่วคราวเป็นช่วงระยะเวลาสั้นๆ เพื่อลำเลียงขึ้นรถขนส่งรวมกับสินค้าอื่นๆ ที่อาจมีการส่งเข้ามาในช่วงระยะเวลาไล่เลี่ยกัน โดยมากช่วงระยะเวลานี้จะน้อยกว่า 1 วัน ทำให้สินค้าไม่ต้องมีการขนเข้าไปจัดเก็บที่บริเวณจัดเก็บของคลังแต่อย่างใด สินค้าเป็นเพียง “สินค้าส่งผ่านคลัง” เท่านั้น ทำให้คลังสินค้าไม่เกิดการจัดเก็บและรองรับปริมาณสินค้าได้มากขึ้น ผลิตภาพการทำงานของคลังสูงขึ้น อย่างไรก็ตามวิธีการนี้มีความยากคล้ายกับวิธีการ Drop-Shipping เช่นกันเพราะจะต้องมีการประสานข้อมูลด้านสินค้าขาเข้าและขาออกจากคลัง จากต้นทางถึงปลายทาง พร้อมๆ กันในเวลาเดียวกันซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ยากลำบากพอสมควรสำหรับบางธุรกิจ หรือบางบริษัท

แนวทางที่ 3 พิจารณายุบรวมคลังสินค้าจากที่เคยมีจำนวนหลายๆ แห่งให้เหลือจำนวนแห่งเดียว หรือน้อยลงให้เป็นในลักษณะของศูนย์รวบรวมและกระจายสินค้า โดยเลือกทำเลที่ตั้งของคลังสินค้าใหม่ ที่สะดวกและประหยัดในการรวบรวมสินค้าจากแหล่งผลิตหรือโรงงานต่างๆ และง่ายต่อการกระจายสินค้าไปสู่ลูกค้าหรือแหล่งบริโภค การพิจารณายุบรวมคลังสินค้านี้ จะส่งผลดีต่อบริษัท ทั้งในแง่ของการบริหารจัดการสต๊อก การจัดการคลังสินค้าในภาพรวม และที่สำคัญลดต้นทุนโลจิสติกส์โดยรวมได้มากขึ้นถ้ามีการเพิ่มกิจกรรมที่ช่วยเพิ่มมูลค่าของสินค้าเข้าไป เช่น การติดฉลากสินค้า การตรวจเช็กคุณภาพสินค้า การประกอบสินค้าขั้นสุดท้าย หรือการแบ่งถ่ายและบรรจุสินค้า

แนวทางที่ 4 การปรับเปลี่ยนรูปแบบในการจัดเก็บสินค้าภายในคลังสินค้า จากแบบ Random หรือ แบบที่ไม่ได้ระบุตำแหน่งที่ตั้งของสินค้าอย่างชัดเจน
มาเป็นการจัดเก็บสินค้าแบบโซน ABC หรือ แบบที่กำหนดตำแหน่งที่ตั้งของสินค้าตามลำดับความสำคัญเชิงปริมาณเข้าออก หรือ ลักษณะการใช้งานคลังสินค้า
ตัวอย่างเช่น สินค้าที่มีปริมาณเข้าออกคลังบ่อยๆ เป็นจำนวนมากๆ ถือว่าเป็นกลุ่มสินค้าเอ จะถูกกำหนดโซนในการจัดเก็บที่ใกล้ประตูเข้าออกมากที่สุดเนื่องจากจำเป็นต้องปฏิบัติงานเป็นประจำ ส่วนสินค้าที่มีปริมาณเข้าออก และจำนวนน้อยลงมา ถือว่าเป็นกลุ่มสินค้า บี ซี และดี ตามลำดับซึ่งจะกำหนดโซนในการจัดเก็บที่ไกลออกไป และต้องเสียเวลาและระยะทางในการปฏิบัติงานนำสินค้าเข้าไปเก็บและหยิบออกมามากขึ้นตามลำดับการปรับเปลี่ยนรูปแบบในการจัดเก็บสินค้าภายในคลังเช่นนี้ ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่ภายในคลังสูงขึ้นและทำให้การบริหารควบคุมสต๊อกภายในคลังง่ายขึ้นอีกด้วย

แนวทางที่ 5 การเลือกวีธีการหยิบสินค้าที่เหมาะสม โดยสามารถเลือกวิธีการหยิบสินค้าได้หลากหลายรูปแบบซึ่งแต่ละแบบอาจทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงเพิ่มขึ้นได้ โดยวิธีการหยิบสินค้าที่นิยมกันมีดังต่อไปนี้ แบบแรกเป็นแบบมอบหมายให้ผู้หยิบสินค้าในแต่ละออร์เดอร์ ดำเนินการเพียงคนเดียว แบบนี้มีข้อดีตรงที่สินค้าในแต่ละออร์เดอร์มีผู้รับผิดชอบดูแลโดยตรง ซึ่งอาจช่วยลดปัญหาเรื่องออร์เดอร์ไม่ครบหรือผิดพลาดได้ดียิ่งขึ้น แต่มีข้อเสียตรงที่ต้องใช้เวลาในการดำเนินการมาก และในบางกรณีก็จำเป็นจะต้องใช้พนักงานที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมากเช่นกัน โดยเฉพาะในกรณีที่มีออร์เดอร์ในเวลาเดียวกันครั้งละมากๆแบบต่อมาเป็นแบบมอบหมายให้ผู้หยิบสินค้าหยิบสินค้าเป็น Batch กล่าวคือ ผู้หยิบสินค้าคนหนึ่งๆ ทำการหยิบสินค้าในแต่ละครั้งเพื่อหลายๆ ออร์เดอร์โดยวิธีการหยิบสินค้าแบบนี้มีข้อดีและข้อเสียตรงกันข้ามกับแบบแรกโดยสิ้นเชิง โดยวิธีการนี้มักจะนิยมใช้กับคลังสินค้าขนาดใหญ่ที่มีรายการสินค้าในแต่ละออร์เดอร์ไม่มากนักและให้ความสำคัญกับเรื่องของรอบระยะเวลาและออร์เดอร์ที่ดำเนินการในแต่ละวันเป็นสำคัญ ตัวอย่างแบบสุดท้าย ได้แก่การหยิบสินค้าในลักษณะโซนโดยการหยิบวิธีนี้จะมีการมอบหมายผู้หยิบไว้ในลักษณะโซนสินค้าอย่างชัดเจน เมื่อมีออร์เดอร์สินค้าที่ต้องทำการหยิบรายการสินค้าจะถูกหยิบโดยผู้หยิบในแต่ละโซน และเมื่อได้จำนวนครบตามออร์เดอร์แล้วสินค้าที่หยิบมาจะต้องถูกนำมาคัดแยกและบรรจุภัณฑ์เพื่อเตรียมส่งมอบอีกทอดหนึ่ง วิธีการหยิบแบบนี้มีข้อดีตรงที่การหยิบแต่ละครั้งมีความรวดเร็วมากเนื่องจากผู้หยิบมีความเชี่ยวชาญและชำนาญในโซนนั้นๆ อยู่แล้ว แต่จะมีข้อด้อยก็ตรงที่จะต้องมีการดำเนินกิจกรรมคลังสินค้าเพิ่มเติมในส่วนของการคัดแยกสินค้าและเตรียมสินค้าในภายหลัง

แนวทางที่ 6 ทำการปรับเปลี่ยนพื้นที่การใช้สอย และพื้นที่จัดเก็บภายในคลังสินค้าใหม่ ให้สามารถรองรับฟังก์ชันการจัดเก็บและการใช้งานภายในคลังสินค้าที่ดีขึ้น โดยอาจพิจารณาทำขบวนการ 5ส ก่อน ได้แก่ การสะสางสต๊อก หรือ วัสดุอุปกรณ์ต่างๆที่ไม่ได้ก่อประโยชน์แล้วออกจากคลังสินค้า, การทำความสะอาดภายในคลังสินค้า ให้สามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ และลดความเสี่ยงต่างๆที่อาจจะก่อให้เกิดอุบัติเหตุภายในคลังสินค้าได้, การเพิ่มความสะดวกในการเคลื่อนย้ายสินค้าเข้าออกภายในคลังสินค้า โดยการจัดระเบียบเส้นทางคมนาคมภายในคลังรวมถึงการตีเส้น แบ่งเส้นจราจรภายในคลังอย่างชัดเจน, การดูแลในเรื่องสุขลักษณะภายในคลังสินค้า เช่น ช่องลม ช่องแสง ปัญหาเรื่องความชื้น ฝุ่นที่อาจก่อให้เกิดปัญหาทั้งในด้านสุขภาพของพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงานและการจัดเก็บสินค้าภายในคลังสินค้า,สุดท้ายเป็นการสร้างอุปนิสัยที่ดีในการทำงานภายในคลังสินค้า เช่น การออกกฏระเบียบข้อห้ามต่างๆ ในการปฏิบัติงานภายในคลังสินค้า
ไม่ว่าจะเป็นการห้ามขับรถยกด้วยความเร็วสูง หรือ การกลับรถยกภายในช่องเก็บสินค้า การห้ามขึ้นลงสินค้านอกบริเวณขึ้นลงการห้ามวางสินค้าตรงบริเวณประตูขึ้นลงสินค้าเป็นต้น

แนวทางที่ 7 การปรับปรุงขบวนการทำงานภายในคลังสินค้า ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น รวดเร็วขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการรับและตรวจเช็คนับสินค้า, การนำสินค้าเข้าบริเวณหรือชั้นจัดเก็บสินค้า, การดูแลสินค้าขณะจัดเก็บให้อยู่ในสภาพที่ดี ไม่เสื่อมสภาพหรือเสียหาย,การหยิบสินค้าที่จัดเก็บออกมาใช้หรือเตรียมส่งมอบ, การคัดแยกและเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่ง, การบรรจุหีบห่อหรือติดป้ายตราสินค้าต่างๆ สำหรับส่งมอบและส่งออกพร้อมทั้งนำวิธีการคิดต้นทุนแบบกิจกรรม ที่นิยมเรียกกันว่า Activity-Based Costing มาประเมินต้นทุนในแต่ละกิจกรรม และประเมินกิจกรรม หรือการปฏิบัติงานต่างๆ ภายในคลังสินค้าว่า ในการปฏิบัติงานกิจกรรมใดที่ช่วยสร้างหรือเพิ่มมูลค่าเพิ่ม หรือไม่อย่างไร ซึ่งจะสามารถทำให้การทำงานของคลังสินค้าต่างๆมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้น

แนวทางที่ 8 การประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานคลังสินค้า การใช้ระบบเทคโนโลยีฯ เข้าช่วยในการปฏิบัติงานด้านคลังสินค้าที่สำคัญในชั่วโมงนี้ได้แก่ระบบบาร์โค้ด โดยการนำระบบบาร์โค้ดมาใช้กับคลังสินค้าจะสามารถใช้ได้ในหลายๆ จุด ได้แก่การรับและส่งสินค้าเข้าออกจากคลัง การจัดระบบเก็บสินค้าภายในคลัง และการตรวจนับสินค้าภายในคลัง เป็นต้น ปัญหาภายในคลังสินค้าโดยเฉพาะข้อผิดพลาดที่เกิดจากพนักงานตรวจนับ รับส่งสินค้า สามารถบรรเทาลงได้ด้วยการประยุกต์ใช้ระบบบาร์โค้ด โดยสินค้าต่างๆ ที่เข้าออก และจัดเก็บภายในคลังสินค้า จะใช้ระบบบาร์โค้ดในการระบุตัวสินค้าและบรรจุภัณฑ์เพื่อขนย้าย และจัดเก็บ การปรับปรุงคลังสินค้าด้วยวิธีนี้ จะทำให้การทำงานด้านเอกสาร และการตรวจเช็ค ตรวจนับต่างๆ ภายในคลังสินค้าสามารถทำได้รวดเร็วขึ้น และช่วยให้ข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยคนสามารถลดลงได้ (นอกเหนือจากระบบบาร์โค้ดแล้ว ปัจจุบันยังมีระบบ RFID
ซึ่งเป็นระบบที่มีการทำงานและสามารถใช้ประโยชน์คล้ายคลึงกับระบบบาร์โค้ด แต่อาศัยคลื่นวิทยุแทนคลื่นแสง และสามารถอ่านข้อมูลในระยะไกลโดยไม่จำเป็นต้องสัมผัสสินค้า)

แนวทางที่ 9 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารสำหรับงานคลังสินค้าด้วยระบบ Electronic Data Interchange (EDI) หรือระบบแลกเปลี่ยนและส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ การประยุกต์ใช้ระบบ EDI นี้จะทำให้การรับและส่งมอบสินค้าจากซัพพลายเออร์ และลูกค้า สามารถทำได้รวดเร็ว ที่สำคัญสามารถเตรียมการต่างๆ ทั้งในเรื่องของพื้นที่ อุปกรณ์ และพิธีการรับส่งสินค้าต่างๆ ได้ล่วงหน้า ประกอบกับทำให้ลดขั้นตอน และข้อผิดพลาดต่างๆ
ของการรับและส่งมอบสินค้า เอกสารต่างๆ มีความถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น การตรวจทานต่างๆ สามารถทำได้ง่ายและคล่องตัวมากขึ้น
ส่งผลให้ต้นทุนและประสิทธิภาพด้านเวลารับและส่งมอบสินค้าดีขึ้น

แนวทางที่ 10 จัดหาอุปกรณ์ขนถ่ายวัสดุ หรือ อุปกรณ์ขนย้ายที่เหมาะสม พร้อมทั้งปรับเปลี่ยนระบบการจัดเก็บ และระบบการขนย้ายโดยใช้พาเลท หรือ
กระดานรอง โดยวิธีการนี้จะทำให้การทำงานของคลังสินค้าสะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น การนำของขึ้นและลง ไม่ว่าจะเป็นในช่วงของการรับสินค้าเข้าคลังสินค้า
หรือในช่วงของการนำสินค้าออกมาจากบริเวณจัดเก็บ รวมถึงช่วงของการยกสินค้าขึ้นรถบรรทุกต่างๆ สามารถทำได้ง่ายและรวดเร็ว ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพด้านเวลา และรอบของการปฏิบัติงานดีขึ้น ผลิตภาพของคลังสูงขึ้น

แนวทางที่ 11 ลดภาระด้านต้นทุนแฝง และภาระการลงทุนด้านคลังสินค้า ที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน และที่อาจเกิดจากการลงทุนในอนาคต ด้วยการปรับเปลี่ยนจากการใช้ทรัพย์สินของบริษัทตนเอง ซึ่งใช้เป็นสถานที่จัดเก็บวัตถุดิบ ชิ้นส่วนการผลิต และสินค้า มาเป็นการเช่าสถานที่ หรือ คลังสินค้าภายนอกแทน การดำเนินการเช่นนี้จะส่งผลดีต่อบริษัทในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการลดต้นทุนจมที่หมดไปกับคลังสินค้า,การรับทราบต้นทุนการจัดเก็บ หรือ ต้นทุนดูแลจัดเก็บสินค้าต่อหน่วยได้ชัดเจนแม่นยำขึ้น, และที่สำคัญทำให้บริษัทแบกรับภาระเรื่อง คนงาน และความเสี่ยงต่างๆน้อยลง



ที่มา Transport Journal 3 พ.ย. 2551